No stress! 4 tips voor het meest stressvolle (maar o zo leuke) beroep: de eventmanager

14 november 2016
  • Untitled design (62).png

De stress begon al een paar weken geleden... met het schrijven van dit blog. Oké, misschien een beetje overdreven, het schrijven van blogs is natuurlijk maar een klein onderdeel van de vele dingen die wij als eventmanager bij Eventive doen. Het zit hem voornamelijk in de strakke deadlines, lange event- en werkdagen, pittige klantaanvragen en ad-hoc-klusjes die ervoor zorgen dat het leven van een eventmanager niet altijd over rozen gaat. De stresslevels kunnen aardig omhoog schieten met uitschieters naar nachtelijke overwerksessies. En ja, toch zijn wij verliefd op deze baan!

Let's start from the beginning..

Alles begint met een Big Bang, in dit geval het ontstaan van de stresslevels van een eventmanager. So let's go back to the beginning... Een event is een gebeurtenis en in lijn met de marketingcommunicatiedoelstelling van onze opdrachtgevers creëren wij deze gebeurtenissen – in de vorm van totaalcampagnes. Maar (ja, daar is de 'maar') aan een geweldige gebeurtenis (lees: totaalcampagne) gaat een intens proces van brainstormen, inleven, discussiëren, hersenspinsels, kraken en puzzelen vooraf. Om nog maar niet te spreken over de mengelmoes van keiharde deadlines en competitieve pitches, die ook niet bepaald bijdragen aan een goede nachtrust.

Een andere grote challenge binnen ons beroep is het samensmelten van een klantvisie en -mening met die van ons. Wij halen de verhalen bij de klant, om deze te vertellen aan zijn doelgroep. Het gesprek aangaan, interactie met de doelgroep: dat is wat we willen! Dit kan echter alleen door een minutieus samenspel, oftewel cocreatie, tussen de klant en de eventmanager. Alles draait om het integreren van elkaars ideeën met de marketingcommunicatie-doelstelling als uitgangspunt. Het resultaat? Creatieve, effectieve en interactieve live ontmoetingen. En ja, soms zijn dat lastige uitdagingen die resulteren in aardige stressmomenten. Maar zodra alles op het juiste moment samenvalt, wauw! Dan ontstaan er toffe events, trust me! Pssst. Niet om je met stress op te zadelen, maar check ook onze vorige cocreaties, dan zie je wat een gezonde dosis stress allemaal voor gaafs oplevert.

Ad hoc wat?

Naast de bovengenoemde facetten bestaat er in de eventbranche ook een belangrijke, maar o zo stressverhogende term genaamd: ad-hoc-werk. Taken die gedaan moeten worden voor een zieke collega komen er extra bij, prioriteiten worden overruled door andere belangen en vergaderingen waar wellicht nog onverwachte acties uitkomen, zorgen voor extra werk. En zo schieten alle andere – net zo belangrijke – taken er eigenlijk bij in. Stresslevel +110.

Eén team, één taak?

Over ad-hoc-werk gesproken: je voorbereiding als eventmanager kan nog zo scherp zijn, het is onvermijdelijk dat er vlak voor of zelfs tijdens een event nog 'snel' iets geregeld moet worden. De look & feel moet nét anders of er moet toch extra techniek komen. Als eventmanager is jouw taak op dat moment: aanvoelen, inspelen, je hartkloppingen laag houden en GO GO GO. Honderden telefoontjes plegen, een callcenter is er niks bij. Om die reden werken wij dan ook vaak met prefered suppliers, zij weten hoe wij werken en vice versa. Dat werkt toch wel een beetje stressverlagend. Een win-win situatie, toch?

Een kleine greep uit het medicijnen kastje

Stressmomenten zijn er dus genoeg als eventmanager. Zelf werk ik sinds 2013 in de evenementenbranche. Sindsdien heb ik het een en ander aan ervaring opgedaan, ook op het gebied van stressbestrijding. Hierbij een aantal tips:

  • Focus! Een kei zijn in multitasking lijkt misschien handig, maar op het gebied van efficiency is dat het totaal niet. Zoals eerder benadrukt, een eventmanager zijn vergt veel ad-hoc-management waardoor er diverse deadlines, mailtjes en taken door elkaar heen lopen. Neem daarom een stap terug, en probeer te focussen op één taak tegelijkertijd. En ja, dat is makkelijker gezegd dan gedaan, maar het werkt écht!
  • Timeline creëren. Eventmanagers houden van planning, schema's en checklists. Maak dit allemaal inzichtelijk voor jezelf en de klant. Begin eerst met een globale planning en zoom daarna in op microniveau. Wat zijn belangrijke deadlines? Pin ze vast. Zo voorkom je onnodige stress. Tuurlijk, lastminute-aanvragen krijg je altijd want dat hoort uiteindelijk bij het vak. Maar waar kan: plan!
  • Laat de controlfreak in je even los. Eventmanagers zijn in principe allemaal controlfreaks, wij willen dat een event exact zo uitpakt als het is opgezet. De waarheid? Vaak pakt het toch nét even anders uit dan gedacht. En juist dat maakt dat elk event uniek is en real time nog een stukje beter kan worden. Dus laat de controlfreak in je even los, want het werkt soms beter om dingen op zijn beloop te laten.
  • Cocreatie. Werken met prefered suppliers kan je stress vaak verminderen. Beide partijen weten immers van elkaar hoe ze werken en wat ze van elkaar kunnen verwachten. Zo hebben we bij Eventive door de jaren heen aardig wat fijne leveranciers verzameld in onze database, waardoor cocreatie tot mooie uitkomsten leidde.

Events: we still love it!

Ik hoef je niet te vertellen dat een eventmanager stress moet kunnen incasseren. En tuurlijk, een mens is ook maar een mens, maar dit beroep trekt – grappig genoeg – altijd dezelfde soort personen aan. Mensen die alles proberen te bewerkstelligen, zichzelf tot het uiterste drijven, met een 'hands on'-mentaliteit en levend op koffie. Daarnaast werk je als eventmanager vaak in hectische omgeving, waardoor je zelf de 'calming force in the room' moet zijn. Kortom, je moet uit het goede hout gesneden zijn om dit beroep te kunnen uitoefenen. En ja, ik moet eerlijk zijn. Ook ik zit op een zondagmiddag dit blog te schrijven om mijn stresslevel van aankomende week te verlagen. Maar hey, dit beroep geeft mij uitdagingen waaruit ik veel voldoening haal, want zeg nou zelf: wil jij elke dag hetzelfde doen? Ook een beetje saai toch?!

Evelien

Eventive - Bureau voor Eventmarketing - 020 409 4787 - info@eventive.nl - Burgemeester Stramanweg 102, 1101 AA Amsterdam Zuidoost - KvK: 34183170 - BTW: NL8117.78.344.B01 - Privacyverklaring- Vacature: eventstagiair
Eventive - Bureau voor Eventmarketing
020 409 4787
info@eventive.nl
Burg. Stramanweg 102
1101 AA Amsterdam Zuidoost
KvK: 34183170
BTW: NL8117.78.344.B01
Privacyverklaring
Vacature: eventstagiair