Pijn aan m’n ogen! 5 onnodige eventmissers op een rij

11 april 2017
  • Untitled design (42).png

Van het organiseren van de langste lopende waslijn op Koningsdag tot het opzetten van een 'Tour de Vervoer' in Tesla's: als eventmanager werk je aan de mooiste projecten en kom je op veel plekken. Eén ding is me inmiddels duidelijk: waar je ook komt, als je eenmaal in de branche zit dan bekijk je een event met hele andere ogen. En soms zie je dingen die met recht pijn doen aan je ogen. Vooral omdat het niet veel tijd, geld of moeite hoeft te kosten om de laatste puntjes op de i van je event te zetten. Daarom deel ik graag mijn stiekeme gedachten hierover, inclusief vijf belangrijke quick wins voor je event. Dus lees, leer en maak deze fouten nooit, maar dan ook nooit meer!

1. Pietje-precies in PowerPoint-presentaties
Ken je dat? Je bent op een event vol interessante presentaties en sprekers. Na een inspirerende sessie is het tijd voor de volgende spreker, en er wordt gewisseld van laptops. Plotseling komt de desktopfoto van de spreker in beeld, of erger: een persoonlijke mailwisseling. Een onnodig klungelige wissel! Zet daarom alle presentaties vooraf in hetzelfde format en in de juiste volgorde achter elkaar. Desnoods met een tussenslide zodat gasten in de zaal niet zien dat er gewisseld wordt tussen twee presentaties. Staat wel zo netjes!
Bonustip: kijk tijdens de generale repetitie meteen even goed naar de uitlijning en uitvulling van de presentaties op het scherm. Dan weet je zeker dat je gasten aandacht hebben voor je presentatie, in plaats van de scheve projectie op het scherm.

2. Een warm welkom dankzij badges
Zorgen dat je gasten zich welkom voelen? Naast een persoonlijke ontvangst, zorg je bij een zakelijk evenement natuurlijk dat er al een badge klaarligt bij binnenkomst. Ook handig tijdens het netwerken, zodat je weet wie je tegenover je hebt. Let wel: als je badges zich beperken tot handgeschreven stickers op A5-formaat dan adviseren we je de badges achterwege te laten. Want badges in verschillende handschriften en kleuren, met enkel een naam of zelfs loslatende hoekjes, dat is geen gezicht. Geloof het of niet, deze tip is geïnspireerd op een event waar ik was, nog geen twee weken geleden. Zorg daarom voor een goede voorbereiding door het mergen van data en het regelen van geprinte etiketten met de juiste namen. Is er iets meer budget beschikbaar? Dan zijn er een hoop leuke alternatieven, zoals badges in de vorm van creditcards die men op de kleding kan bevestigen met een clip (waardoor de kleding niet beschadigt).

3. Alle ogen op je gericht tijdens het openingsmoment
Ken je dat? Zo'n officieel moment waarbij er niet echt naar een hoogtepunt wordt toegewerkt. Het moment is daar en dan... valt er een pijnlijke stilte gevolgd door een twijfelachtig applaus. Als je een openingsmoment hebt tijdens je event, benoem dit dan ook. Voor jou als organisatie is het namelijk logisch dat na de druk op de knop, het knallen van de champagne of het knippen van het lint de opening een feit is. Maar voor het publiek in de zaal is dit niet zo vanzelfsprekend. Ons advies luidt dan ook: zorg alsjeblieft op zijn minst voor een knallend muziekje en een slide waar groot de opening op wordt vermeld. Een kleine moeite, een groot resultaat. Zo weet je zeker dat de gasten snappen wat er gebeurt en weten wanneer het moment suprême daar is!

4. Interactieve paneldiscussie
Interactiviteit op een event: wij zijn groot fan. Het is immers goed om niet enkel te zenden, maar juist ook het gesprek aan te gaan met je publiek. Een paneldiscussie is een van de manieren om de interactie aan te gaan. Houd wel rekening met het volgende: vragen voorbereiden voor een panel is één ding, maar die panelleden op een goede manier interviewen is heel wat anders. Laatst zag ik weer zo'n situatie. Een moderator die wel een vraag stelt, maar zich geen raad weet met het antwoord en zichtbaar in paniek raakt als het gesprek een andere wending krijgt. Helaas, het gebeurt regelmatig. Zorg dus dat je goed bedenkt hoe je je paneldiscussie aanvliegt. En wanneer je geen budget hebt voor een goede moderator, oefen dan van te voren! Daar wordt iedereen een stuk vrolijker van.

5. Watertanden dankzij de catering
Als je ergens makkelijk punten mee scoort op je event, dan is het met de catering. Een event draait natuurlijk om de inhoud en beleving, maar je kunt er zeker van zijn dat de gasten ook praten over de dranken, de hapjes en de presentatie ervan. De locatie speelt hierbij een grote rol. We zijn er allemaal weleens geweest: een event waar de presentatieruimte ook diende als borrelruimte. Er zal vast een reden voor zijn, maar toch. Het grote nadeel: gerommel en gerinkel op de achtergrond, hoe zachtjes de cateringcrew ook probeert op te ruimen. Na een tijdje zie je de draaiende hoofden uit het publiek, de aandacht voor de presentatie verslapt. En uiteindelijk praat men na over rammelende kopjes in plaats van de presentatie. Kortom, een doorn in het oog van elke eventprofessional! Denk dergelijke situaties daarom van tevoren goed uit om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ook de uitgifte van drankjes is iets om vooraf bij stil te staan. Mensen die ver van de bar een leuk of interessant gesprek voeren, willen dat niet onderbreken. Regelmatig langsgaan met een dienblad of een karaf water met een lekker smaakje op tafel zetten, is dan ook een must. Maak het je gasten dus zo gemakkelijk en comfortabel mogelijk, en scoor die punten!

Net zoals bij veel andere zaken geldt in de eventwereld: het zijn vaak de kleine dingen die het verschil maken. Een eventexpert houdt altijd een oogje in het zeil en zorgt dat zelfs de kleinste details rechtgetrokken worden. Op zoek naar een kritisch doch inspirerend oog tijdens je event? We helpen je graag verder!

 

Eventive - Bureau voor Eventmarketing T 020 409 4787 - info@eventive.nl - Burgemeester Stramanweg 102, 1101 AA Amsterdam Zuidoost
Eventive - Bureau voor Eventmarketing
T 020 409 4787
info@eventive.nl
Burg. Stramanweg 102, 1101 AA Amsterdam Zuidoost