Mag ik één evenement zonder budget, alstublieft?

12 juni 2017
  • Untitled design (7).png

Ondanks dat de markt aantrekt en de marketingbudgetten ons werk steeds leuker maken, blijven we de 'budgetloze' evenementaanvragen tegenkomen. Oké, misschien niet letterlijk budgetloos, maar vaak wel heel krap berekend. Logisch? Misschien. Toch zou je verwachten dat bedrijven voor bepaalde marketingactiviteiten ruimte willen maken in hun budget. Want op die manier zorg je er juist voor dat je de tijd én de juiste middelen kunt inzetten om je evenement te laden. Maar hoe verkoop je een evenement intern? En hoe maak je – zelfs met een krap budget – een groot succes van je evenement? We zetten een paar suggesties op een rijtje.

Intern draagvlak creëren

Een evenement intern verkopen begint vaak al tijdens de initiatiefase. Waarom willen we een evenement? Wat hebben we te vertellen? Wie willen we bereiken? En hoe dan? Je ziet: al vanaf de startfase zijn er meer doelstellingen aan je event te koppelen dan je misschien dacht. En wij denken daarover graag met je mee. Samen definiëren we de communicatieboodschap die je wilt overbrengen, brengen de evenementdoelen in lijn met je marketingcommunicatiedoelstelling(en) en bepalen vooraf met welke resultaten je tevreden bent. Daarna kijken we naar de 'hoe-vraag'. Hoe gaan we jouw boodschap laden en overbrengen, en met welke middelen bereiken we jouw doelgroep? Als je deze ingrediënten eenmaal duidelijk op een rijtje hebt, wordt het opeens een stuk makkelijker (en leuker!) om jouw evenement intern te verkopen en misschien zelfs extra budget los te peuteren. Budgetten worden namelijk vaak weer bespreekbaar zodra een evenement concreter wordt en inzichtelijk is wat het voor wie oplevert en wat er nog meer uit te halen valt. Vooral over dat laatste breken we graag ons hoofd.

Gratis tips voor een budgetevent
Maar goed, soms moet je toch echt aan de slag 'zonder' budget. Hoe creëer je dan een live-ontmoeting met je doelgroep? Kan dat überhaupt wel? Tenzij je kiest voor crowdfunding, kun je inderdaad geen event neerzetten zonder daadwerkelijk euro's uit te geven. Maar ook met minimale budgetten kunnen we vaak een hoop realiseren. Zo verzorgden we laatst een opening waarbij we met minimale middelen een groots effect wilden bereiken. Uiteindelijk vlogen we met een drone een kerk in Amsterdam binnen om de sleutel voor de daadwerkelijke opening te overhandigen aan de wethouder. Een groot bereik met een relatief kleine actie: zo creëer je het 'WAUW'-effect.
Hierbij alvast drie gratis tips:

1. Branding: Kijk eerst wat je nog hebt liggen aan items die je voor je eventbranding kan gebruiken. Mocht je toch meer company feeling willen, maar er is geen ruimte voor allerlei branding-materialen, werk dan met de kleur van je bedrijf en laat die slim terugkomen. Onze extra tip: denk duurzaam. Kijk wanneer je iets bestelt goed naar de materialen, maar ook of je dingen kunt hergebruiken. Niet alleen slim en verantwoord, maar ook budget-technisch interessant.

2. Interactie: Interactie is key. Als je iets wilt overbrengen of een doelgroep ergens toe wilt bewegen, dan moeten ze iets doen of ondergaan. Door de manier waarop je je programma samenstelt, hoeft dat niet flinke hap uit je budget te nemen. Denk bij een internal-branding-event bijvoorbeeld aan gamification. Of bij een klantenevenement hoe je je publiek antwoord kunt laten geven op een paar interessante vragen. Daar zijn tools voor – ook low- of no-budget.

3. Creatief en inhoudelijk: Hoe kun je betrokkenheid creëren bij je doelgroep? Wij zetten vaak diverse werkvormen in, zoals gefaciliteerde brainstormsessies. Zo neemt iedereen deel, leert men van elkaar en kun je in een korte tijd al heel veel waardevolle ideeën verwachten voor een vraagstuk uit je organisatie. En een flink aantal daarvan kun je vaak de volgende dag al uitvoeren. Handig dus.

Het vergt wat extra creativiteit, maar er is altijd wel een alternatief te vinden als je weinig budget hebt voor een event. Gelukkig lukt het iedere keer weer. En dat is best kicken!

Zo zijn er nog heel veel no- of low-budget tips. Let wel, het draait in eerste instantie niet om budget, maar om wat het oplevert ;-)

Wat is jouw ultieme low-budget tip?

Eventive - Bureau voor Eventmarketing T 020 409 4787 - info@eventive.nl - Burgemeester Stramanweg 102, 1101 AA Amsterdam Zuidoost
Eventive - Bureau voor Eventmarketing
T 020 409 4787
info@eventive.nl
Burg. Stramanweg 102, 1101 AA Amsterdam Zuidoost